شروط معالجة البيانات

الأدوار والمسؤوليات

تُعد مؤسستك هي المتحكم في البيانات الشخصية الواردة في المستندات التي ترفعها. بينما يُعد Formalini معالج البيانات ويعمل حصراً وفقاً لتعليماتك، والمتمثلة في الإعدادات والقوالب والوجهات التي تحددها.

موضوع المعالجة ومدتها

تتمثل المعالجة في تخزين المستندات المرفوعة، واستخراج الحقول المحددة، وتمكين المدققين لديك من تصحيحها، وإرسال السجلات المعتمدة إلى الوجهات التي تختارها. وتستمر المعالجة طالما ظل حسابك نشطاً.

فئات البيانات

كل ما يظهر في المستندات المقدمة — وتشمل عادةً الأسماء والعناوين والتوقيعات والمراجع الخاصة بالأصول والقراءات والمبالغ المالية. يُرجى عدم رفع بيانات ذات فئات خاصة ما لم يكن لديك مسوغ قانوني للقيام بذلك.

المعالجون الفرعيون

• الاستضافة السحابية وقواعد البيانات — استضافة التطبيقات، وقواعد البيانات، والتخزين الخاص للملفات.
• مزود خدمات الاستخراج بالذكاء الاصطناعي — قراءة صور المستندات المرسلة لاستخراج الحقول المطلوبة؛ دون تدريب النماذج على محتواك.
• مزود خدمات الدفع — معالجة الاشتراكات والمدفوعات (بيانات الفوترة فقط، دون المستندات).

سنقوم بإخطاركم مسبقاً قبل إضافة أي معالج فرعي يتعامل مع محتوى المستندات.

تدابير الأمان

• تشفير البيانات أثناء النقل وأثناء التخزين.
• تخزين خاص عبر روابط وصول موقّعة ومحددة الصلاحية فقط.
• قواعد وصول على مستوى الصفوف تربط كل سجل بمساحة عملك الخاصة.
• صلاحيات وصول قائمة على الأدوار ونطاق العمل للأعضاء المدعوين.

عمليات نقل البيانات الدولية

عند قيام معالج فرعي بمعالجة البيانات خارج المنطقة الاقتصادية الأوروبية (EEA) أو المملكة المتحدة، تستند عمليات النقل إلى البنود التعاقدية القياسية أو قرارات الملاءمة الرسمية.

المساعدة والإخطار بالانتهاكات

نقدم الدعم في تلبية طلبات أصحاب البيانات، ونوفر أدوات التصدير والحذف اللازمة لمعالجتها. كما نلتزم بإخطاركم دون تأخير غير مبرر فور علمنا بأي خرق للبيانات الشخصية يؤثر على محتواكم.

الاسترداد والحذف

يمكنكم تصدير المستندات أو حذفها في أي وقت. وعند إنهاء الخدمة، نقوم بحذف مستنداتكم والبيانات المستخرجة بعد فترة سماح قصيرة، ما لم يقتضِ القانون الاحتفاظ بها.

توقيع نسخة مطابقة

إذا كانت إجراءات المشتريات لديكم تتطلب نسخة موقّعة، يرجى مراسلتنا عبر البريد الإلكتروني contact@formalini.com.