Auftragsverarbeitung

Rollen

Ihre Organisation ist Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten in den von Ihnen hochgeladenen Dokumenten. Formalini ist der Auftragsverarbeiter und handelt ausschließlich nach Ihren Weisungen, also den Einstellungen, Vorlagen und Zielen, die Sie konfigurieren.

Gegenstand und Dauer

Die Verarbeitung umfasst die Speicherung hochgeladener Dokumente, die Extraktion der von Ihnen definierten Felder, die Korrektur durch Ihre Prüfer sowie den Versand freigegebener Datensätze an die von Ihnen gewählten Ziele. Sie dauert so lange, wie Ihr Konto aktiv ist.

Datenkategorien

Alles, was auf den eingereichten Dokumenten erscheint – typischerweise Namen, Adressen, Unterschriften, Anlagenreferenzen, Messwerte und Beträge. Laden Sie keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten hoch, sofern Sie nicht über eine Rechtsgrundlage dafür verfügen.

Unterauftragsverarbeiter

• Cloud-Hosting und Datenbank — Anwendungs-Hosting, Datenbank und privater Dateispeicher.
• KI-Extraktionsanbieter — liest eingereichte Dokumentbilder aus, um die angeforderten Felder zurückzugeben; kein Modelltraining mit Ihren Inhalten.
• Zahlungsanbieter — Abonnement- und Zahlungsabwicklung (nur Abrechnungsdaten, keine Dokumente).

Wir informieren Sie, bevor wir einen Unterauftragsverarbeiter hinzufügen, der Dokumentinhalte verarbeitet.

Sicherheitsmaßnahmen

• Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand.
• Privater Speicher, nur mit kurzlebigen signierten Zugangslinks.
• Zeilenbezogene Zugriffsregeln, die jeden Datensatz an Ihren Arbeitsbereich binden.
• Rollen- und bereichsbasierter Zugriff für von Ihnen eingeladene Mitglieder.

Internationale Übermittlungen

Verarbeitet ein Unterauftragsverarbeiter Daten außerhalb des EWR oder des Vereinigten Königreichs, stützen sich die Übermittlungen auf Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss.

Unterstützung und Meldung von Verstößen

Wir unterstützen Sie bei Anfragen betroffener Personen und stellen die erforderlichen Export- und Löschwerkzeuge zur Beantwortung bereit. Wir benachrichtigen Sie unverzüglich, sobald wir von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten Kenntnis erlangen, die Ihre Inhalte betrifft.

Rückgabe und Löschung

Sie können Dokumente jederzeit exportieren oder löschen. Bei Beendigung löschen wir Ihre Dokumente und extrahierten Daten nach einer kurzen Karenzzeit, sofern das Gesetz uns nicht zur Aufbewahrung eines Nachweises verpflichtet.

Unterzeichnung eines Exemplars

Falls Ihr Beschaffungsprozess eine unterschriebene Kopie erfordert, schreiben Sie an contact@formalini.com.