Condiciones de tratamiento de datos

Roles

Tu organización es la responsable del tratamiento de los datos personales contenidos en los documentos que subes. Formalini es el encargado del tratamiento y actúa únicamente según tus instrucciones, es decir, los ajustes, plantillas y destinos que configures.

Objeto y duración

El tratamiento consiste en almacenar los documentos subidos, extraer los campos que definiste, permitir que tus revisores los corrijan y enviar los registros aprobados a los destinos que elijas. Dura mientras tu cuenta esté activa.

Categorías de datos

Lo que aparezca en los documentos que envíes: normalmente nombres, direcciones, firmas, referencias de activos, lecturas e importes. No subas datos de categorías especiales salvo que dispongas de una base jurídica para hacerlo.

Subencargados del tratamiento

• Alojamiento en la nube y base de datos — alojamiento de la aplicación, base de datos y almacenamiento privado de archivos.
• Proveedor de extracción con IA — lee las imágenes de los documentos enviados para devolver los campos solicitados; no entrena modelos con tu contenido.
• Proveedor de pagos — procesamiento de suscripciones y pagos (solo datos de facturación, no documentos).

Te avisaremos antes de incorporar un subencargado que trate el contenido de los documentos.

Medidas de seguridad

• Cifrado en tránsito y en reposo.
• Almacenamiento privado, únicamente con enlaces de acceso firmados y de corta duración.
• Reglas de acceso a nivel de fila que vinculan cada registro a tu espacio de trabajo.
• Acceso basado en roles y ámbitos para los miembros que invites.

Transferencias internacionales

Cuando un subencargado trata datos fuera del EEE o del Reino Unido, las transferencias se basan en cláusulas contractuales tipo o en una decisión de adecuación.

Asistencia y notificación de brechas

Te ayudamos con las solicitudes de los interesados y proporcionamos las herramientas de exportación y eliminación necesarias para atenderlas. Te notificaremos sin dilación indebida en cuanto tengamos conocimiento de una violación de datos personales que afecte a tu contenido.

Devolución y eliminación

Puedes exportar o eliminar documentos en cualquier momento. Al terminar el contrato, eliminamos tus documentos y datos extraídos tras un breve periodo de gracia, salvo que la ley nos exija conservar un registro.

Firma de un ejemplar

Si tu proceso de contratación necesita una copia firmada, escribe a contact@formalini.com.