Conditions de traitement des données

Rôles

Votre organisation est le responsable du traitement des données personnelles contenues dans les documents que vous téléversez. Formalini est le sous-traitant et agit uniquement selon vos instructions, à savoir les paramètres, modèles et destinations que vous configurez.

Objet et durée

Le traitement consiste à stocker les documents téléversés, à extraire les champs que vous avez définis, à permettre à vos relecteurs de les corriger, et à envoyer les enregistrements approuvés vers les destinations que vous choisissez. Il dure aussi longtemps que votre compte est actif.

Catégories de données

Tout ce qui figure sur les documents que vous soumettez — généralement noms, adresses, signatures, références d'actifs, relevés et montants. Ne téléversez pas de données sensibles sauf si vous disposez d'une base légale pour le faire.

Sous-traitants ultérieurs

• Hébergement cloud et base de données — hébergement de l'application, base de données et stockage privé de fichiers.
• Fournisseur d'extraction par IA — lit les images des documents soumis pour renvoyer les champs demandés ; aucun entraînement de modèle sur votre contenu.
• Prestataire de paiement — traitement des abonnements et des paiements (données de facturation uniquement, pas les documents).

Nous vous informerons avant d'ajouter un sous-traitant ultérieur qui traite le contenu des documents.

Mesures de sécurité

• Chiffrement en transit et au repos.
• Stockage privé, uniquement via des liens d'accès signés à durée de vie courte.
• Règles d'accès au niveau des lignes liant chaque enregistrement à votre espace de travail.
• Accès basé sur les rôles et les périmètres pour les membres que vous invitez.

Transferts internationaux

Lorsqu'un sous-traitant ultérieur traite des données en dehors de l'EEE ou du Royaume-Uni, les transferts s'appuient sur des clauses contractuelles types ou une décision d'adéquation.

Assistance et notification des violations

Nous vous aidons à répondre aux demandes des personnes concernées et fournissons les outils d'export et de suppression nécessaires pour y répondre. Nous vous informons sans retard indu dès que nous avons connaissance d'une violation de données personnelles affectant votre contenu.

Restitution et suppression

Vous pouvez exporter ou supprimer des documents à tout moment. À la résiliation, nous supprimons vos documents et données extraites après une courte période de grâce, sauf si la loi nous impose de conserver un enregistrement.

Signature d'un exemplaire

Si votre processus d'achat nécessite une copie signée, écrivez à contact@formalini.com.