データ処理規約

役割と責任

お客様の組織は、アップロードされたドキュメントに含まれる個人データの管理者となります。Formalini は処理者として機能し、お客様が設定した構成、テンプレート、送信先などの指示にのみ従って処理を行います。

処理の対象および期間

処理の内容は、アップロードされたドキュメントの保存、指定項目の抽出、レビュー担当者による修正、および承認済みレコードの指定送信先への転送で構成されます。処理期間は、お客様のアカウントが有効である限り継続します。

対象データの種類

提出されたドキュメントに記載されているすべてのデータ（通常は氏名、住所、署名、資産参照情報、測定値、金額など）。法的な根拠がない限り、特別な種類の個人データをアップロードしないでください。

復処理者（サブプロセッサー）

• クラウドホスティングおよびデータベース — アプリケーションホスティング、データベース、およびプライベートファイルストレージ。
• AI抽出プロバイダー — 送信されたドキュメント画像を読み取り、指定されたフィールドを返します。お客様のコンテンツがモデルのトレーニングに使用されることはありません。
• 決済プロバイダー — サブスクリプションおよび決済処理（請求データのみ、ドキュメントは含みません）。

ドキュメントコンテンツを取り扱う復処理者を追加する場合は、事前にお知らせします。

セキュリティ対策

• 転送中および保存時の暗号化。
• 有効期限付きの署名付きアクセスリンクのみによるプライベートストレージ。
• すべてのレコードをお客様のワークスペースに関連付ける行レベルのアクセス制御ルール。
• 招待されたメンバーに対するロールおよびスコープベースのアクセス制御。

国際データ転送

復処理者がEEAまたは英国外でデータを処理する場合、転送は標準契約条項（SCC）または十分性の認定に準拠して行われます。

支援および侵害の通知

当社はデータ主体の権利要求への対応を支援し、回答に必要なエクスポートおよび削除ツールを提供します。また、お客様のコンテンツに影響を与える個人データ侵害を認識した場合、不当な遅滞なく通知します。

返却および削除

ドキュメントはいつでもエクスポートまたは削除できます。契約終了時には、法令により記録保持が義務付けられている場合を除き、短い猶予期間の経過後にお客様のドキュメントおよび抽出されたデータを削除します。

契約書の署名

調達プロセスで署名済みの写しが必要な場合は、メールでお問い合わせください contact@formalini.com.