Condiții de prelucrare a datelor

Roluri

Organizația ta este operatorul datelor cu caracter personal din documentele pe care le încarci. Formalini este persoana împuternicită și acționează doar conform instrucțiunilor tale, adică setările, șabloanele și destinațiile pe care le configurezi.

Obiect și durată

Prelucrarea constă în stocarea documentelor încărcate, extragerea câmpurilor definite de tine, permiterea corectării lor de către evaluatorii tăi și trimiterea înregistrărilor aprobate către destinațiile alese. Durează atât timp cât contul tău este activ.

Categorii de date

Orice apare pe documentele pe care le trimiți — de regulă nume, adrese, semnături, referințe de active, citiri și sume. Nu încărca date din categorii speciale decât dacă ai un temei legal pentru aceasta.

Persoane împuternicite subordonate

• Găzduire cloud și bază de date — găzduirea aplicației, baza de date și stocarea privată de fișiere.
• Furnizor de extragere prin AI — citește imaginile documentelor trimise pentru a returna câmpurile solicitate; fără antrenare de modele pe conținutul tău.
• Furnizor de plăți — procesarea abonamentelor și a plăților (doar date de facturare, nu documente).

Te vom informa înainte de a adăuga o persoană împuternicită subordonată care gestionează conținutul documentelor.

Măsuri de securitate

• Criptare în tranzit și în repaus.
• Stocare privată, doar cu linkuri de acces semnate și de scurtă durată.
• Reguli de acces la nivel de rând care leagă fiecare înregistrare de spațiul tău de lucru.
• Acces bazat pe roluri și domenii pentru membrii pe care îi inviți.

Transferuri internaționale

Atunci când o persoană împuternicită subordonată prelucrează date în afara SEE sau a Regatului Unit, transferurile se bazează pe clauze contractuale standard sau pe o decizie privind caracterul adecvat.

Asistență și notificarea încălcărilor

Te asistăm în privința cererilor persoanelor vizate și îți punem la dispoziție instrumentele de export și ștergere necesare pentru a le răspunde. Te vom notifica fără întârzieri nejustificate imediat ce luăm cunoștință de o încălcare a securității datelor cu caracter personal care afectează conținutul tău.

Restituire și ștergere

Poți exporta sau șterge documente oricând. La încetarea contractului, ștergem documentele și datele extrase după o scurtă perioadă de grație, cu excepția cazului în care legea ne obligă să păstrăm o evidență.

Semnarea unui exemplar

Dacă procesul tău de achiziție necesită o copie semnată, scrie la contact@formalini.com.