DSGVO und Ihre Datenrechte

Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Wenn Sie einen privaten Bereich für eigene Belege, Verträge und Haushaltsunterlagen nutzen, ist Formalini Verantwortlicher für Ihre Kontodaten und verarbeitet die Dokumente auf Ihre Weisung.

Nutzt Ihre Organisation einen Arbeitsbereich, ist die Organisation Verantwortliche für die hochgeladenen Dokumente und Formalini handelt als Auftragsverarbeiter gemäß Auftragsverarbeitungsvertrag.

Was wir verarbeiten und warum

Wir halten die Verarbeitung eng und zweckgebunden.

• Kontodaten (E-Mail, Name, Bereichszugehörigkeit) für den Zugang – Vertragserfüllung.
• Dokumente und extrahierte Werte zur Leistungserbringung – auf Ihre Weisung.
• Zahlungsdaten für korrekte Abrechnung und Buchhaltungspflichten – Vertrag und Rechtspflicht.
• Sicherheits- und Zustellprotokolle zum Schutz der Konten und zur Fehlersuche – berechtigtes Interesse.

Ihre Rechte

Sie können all das in der Anwendung ausüben; schriftliche Anfragen beantworten wir binnen eines Monats.

• Auskunft und Datenübertragbarkeit: Export Ihrer Dokumente und Daten auf der Datenschutzseite.
• Berichtigung: jeden extrahierten Wert direkt am Dokument korrigieren; die Korrektur wird protokolliert.
• Löschung: einzelne Dokumente oder das gesamte Konto mit allen Dateien löschen.
• Einschränkung und Widerspruch: eine bestimmte Verarbeitung auf Wunsch aussetzen.
• Einwilligung widerrufen: optionale KI-Antworten und optionale E-Mails jederzeit abschalten.

Automatisierte Verarbeitung und menschliche Prüfung

Das Lesen eines Dokuments ist automatisiert, doch Formalini trifft keine Entscheidung über Sie. Jeder Wert behält eine Konfidenz und steht neben der Originalseite, damit ein Mensch prüfen und korrigieren kann. Aus Arbeitsbereichen wird nichts weitergegeben, bevor eine Person freigibt, wenn Ihr Ablauf eine Freigabe vorsieht.

Speicherdauer und Drittlandtransfers

Dokumente bleiben, bis Sie oder Ihre Administration sie löschen; beim Löschen entfallen Originaldatei und extrahierte Werte. Zahlungs- und Buchhaltungsdaten bleiben, solange das Steuerrecht es verlangt.

Die Daten werden in der Europäischen Union gehostet. Verarbeitet ein Dienstleister außerhalb des EWR, stützt sich die Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Die Dienstleister sind auf der Unterauftragsverarbeiter-Seite genannt.

Kontakt

Datenschutzanfragen: contact@formalini.com. Ein einfaches Schreiben mit Ihrem Anliegen genügt.

Ihr Vertragspartner

• Anbieter: Pascalini Marco Irinel, PFA (Formalini)
• Sitzland: Romania
• Registrierter Sitz: Romania, Sibiu, Cisnadie, 555300, Str Grigore Ionescu 82
• Steuernummer: 25962868
• Rechtlicher Kontakt: contact@formalini.com
• Rechnungskontakt: contact@formalini.com